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第一章 整理自己的身边环境 3

1．把办公桌整理得整整齐齐 3

◆不用抽屉是一条大原则 3

◆文具都必须竖放 4

◆竖放不会丢失文具 6

2．文件、资料凌乱不堪 8

◆文件、资料也可以竖放 8

◆有效利用办公桌最下层的抽屉 10

3．整理越来越多的名片 12

◆一定要在收到的名片上注明必要的事项 12

◆有用和没用的名片 14

◆名片装入旋转式整理机就立刻变成电话本 16

◆把想不起对方是什么模样的人的名片扔掉 18

4．各种信件杂乱无章 地扔在抽屉里 20

◆无用的信件必须扔掉 20

◆整理信件的三个阶段 20

◆临时信夹纯属“暂时性” 21

◆邮件分类整理法 22

5．如何整理会议资料和讨论记录 25

◆做记录的原则是不使用笔记本 25

◆记录纸的背面绝对不能使用 26

6．善于处理传真信息 31

◆收到传真后，应立即阅读处理 31

◆整理传真的顺序 32

◆修改时应注明“第一次修改”的字样 35

◆软盘是否变成了“电子信息的垃圾堆” 35

7．不能忘记输入软盘的数据内容 35

◆不要把FD放在电脑旁边 38

8．善于整理公文包 40

◆公文包是“带在身上的办公室” 40

◆应选择能装进A4规格文件的公文包 41

◆公文包里的常备物 42

小专栏善于使用透明塑料夹 46

◆“整理”和“整顿”的不同之处 49

1．工作所需要的资料要能立即拿出来 49

第二章 整理时间 49

◆资料从“保存”转化为“利用” 51

◆不要犹豫不决，该扔掉的坚决扔掉 53

◆资料架不是为了“保存”而是为了“检索” 55

◆利用人的习惯的整理法 56

2．想不起来对方的电话号码 59

◆以名片整理机代替电话本 59

◆应选择拿取方便的小型电话本 59

◆通话时间以三分钟为原则 63

3．电话应接不暇 63

◆想说的话事先写在纸上 64

◆通话后的处理方法 64

◆电话记录应使用色纸 65

◆怎么打电话才能找到对方 67

4．善于使用时间 70

◆把移动时间集中起来充分利用 70

◆“一心二用” 72

◆回顾一星期的工作，寻找空余的时间 72

5．坚持以自己的方式工作 75

◆敢于拒绝别人的要求 75

◆提出几种对自己方便的时间的方案 76

◆催促上司决断 76

6．提高工作能力以便“制造”时间的方法 80

◆减少由于能力不够造成的时间浪费 80

◆加强训练，提高“说话的能力”和“听力” 82

◆提高文字能力 86

◆从文字信息中迅速捕捉有用的情报 88

小专栏善于使用订书机 90

第三章 整理工作 93

1．到公司后不能立即开始工作 93

◆你是否随时都能开始工作 93

◆通过“重要度”、“紧急度”、“必要时间”这三要素把握工作 94

◆“今天该办的事情”便条 96

◆把工作分解为“作业”和“行动”两部分 98

2．当领导批评自己办事不力的时候 98

◆注重工作程序 99

◆一定要安排出“努力工作”的时间 100

3．一天到晚忙得不可开交 104

◆制定规划也是工作的一部分 104

◆以80/20的法则进行活动 106

◆也需要“无所事事”的时间 107

4．在一件工作上花费的时间太多 108

◆先确认“为什么、做什么”以后再工作 108

◆“省时省力”从日常事务做起 110

◆规定工作的程序和标准 112

5．工作堆积如山，不知从何着手 114

◆把各项工作分类列表 114

◆把工作分为六种类型 116

6．如何提高工作效率 120

◆充分利用别人的时间 120

◆“行动性”的工作尽量委托给别人 120

◆积极参加研究会，有效利用时间 124

小专栏善于使用即时贴 126

第四章 整理信息 129

1．从“信息洪水”中捕捉需要的信息 129

◆不是“拥有”信息，而是“利用”信息 129

◆具备自己的“关键词语” 130

2．随时记下好主意、好点子 134

◆把“记忆”置换成“记录” 134

◆制作“促进构思记录卡” 136

◆“构思记录卡”要便于使用 136

◆使用卡片促进构思 138

3．善于使用记事本 140

◆记事本只用于日程安排 140

◆记事本的条件 142

◆每年都使用同样的记事本 144

4．充分利用报刊信息 148

◆站着看报 148

◆整理报刊信息的程序 150

5．善于整理对工作有用的书籍 154

◆三本书同时阅读 154

◆与工作有关的参考书宜跳读 155

6．充分整理、利用办公室的公有信息 158

◆对全体员工都行之有效地改进方法 158

◆信息公开、公有化的程序 158

◆信息有寿命 160

7．善于整理个人信息 164

◆建立“家庭信息管理系统” 164

◆整理“需要留存的信息” 164

◆迅速解决“需要处理的信息” 165

8．家庭重要文件的管理方法 168

◆全面整理家庭重要文件 168

◆编造家庭重要文件目录 168

小专栏善于使用颜色 171

◆电脑只是提高工作效率的工具 175

1．可以使用电脑的工作和不能使用电脑的工作 175

第五章 整理使用电脑的工作 175

◆电脑最拿手的是什么工作 176

◆电脑不能从事的工作 177

2．充分利用携带式信息机械 180

◆随时随地都可以工作 180

◆手机与笔记本电脑的结合 181

3．用PDA取代“系统记事本” 183

◆PDA 与“系统记事本”各有长短 183

◆使用数字管理数据有什么效用 183

4．不要被有关电脑的信息所左右 186

◆如何判断有关电脑的信息 186

◆具有自己的“关键词语” 186

5．不适应公司的OA化 186

◆对工作的理解越深越要使用电脑 188

◆把握公司实现OA化的各个阶段 189

◆熟练掌握电脑的三要素 189

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