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前言 1

第一章 大型国际科技会议概述 1

第一节 国际会议的定义和类型 1

一、国际会议的定义 1

二、国际会议的类型 3

第二节 国际科技会议的作用 3

第三节 大型国际科技会议组织与管理的重要性 4

第二章 申办大型国际科技会议 6

第一节 基本程序 6

一、建立申办机构 6

二、申办审批程序 7

三、制定申办计划 9

四、编制申办预算并筹措申办资金 10

第二节 申办书的准备 10

一、会议的主题 10

二、会议的时间 10

三、大会组织机构 11

四、学科领域介绍 11

五、会议的初步学术交流安排 11

六、会议地点及会场的选择 11

七、饭店、交通通信的介绍 12

八、对举办国及城市的介绍 12

九、会后参观景点介绍 12

十、会议大致经费预算 12

十一、相关单位的大力支持 13

第三节 现场申办 13

一、现场陈述申办报告 13

二、申办公关活动 14

三、其他申办材料的现场发放 14

四、申办成功后的事宜 14

第四节 注意事项 14

一、加强沟通、及时联络 14

二、合理预算、理性申办 15

第三章 举办大型国际科技会议基本程序 16

第一节 基本程序及概论 16

一、国际会议基本程序——以工作内容分类 16

二、国际会议基本程序——以时间流程分类 17

第二节 国际会议的报批及经费申请 19

一、国际会议的报批 19

二、国际会议的经费申请 21

第四章 大型国际科技会议学术部分的组织与实施 27

第一节 会议机构的设立 27

一、国际组织委员会 27

二、大会主要领导 27

三、学术委员会 28

四、顾问委员会 28

五、地方组织委员会 29

六、会议秘书处 29

七、确定会议对外联络人 29

第二节 会议主题与专业内容的确立 30

一、会议主题及分会主题／议题的确立 30

二、大会特邀报告人及特邀嘉宾的邀请 31

三、大会报告的确立 31

四、分会召集人的确立 31

五、墙报 32

六、会议初步日程的确立 32

七、征文通知 32

八、系统演示 36

九、学术参观考察 36

第三节 论文评审 37

一、会议论文接收、整理和审核 37

二、审稿周期 38

三、印刷会议论文集／光盘制作 38

四、论文出版 38

第五章 大型国际科技会议会务部分的组织与实施 40

第一节 会务组织机构的设立 40

一、会务组织管理概述 40

二、会务组织管理机构与人员分工 40

第二节 会务组织管理的主要内容 43

一、会务组织管理的流程与内容 43

二、开幕式、闭幕式及VIP活动 60

三、展览 62

四、并行会议 63

五、会议的财务管理与外汇管理 65

六、会议的现场管理 65

七、安全保障及应急预案 66

八、专业会议组织机构的选择 67

第三节 注意事项 68

一、重要时间节点 68

二、文件记录与整理 69

三、涉台问题 69

四、签证敏感问题 69

五、可能涉及的宗教信仰问题 70

六、知识产权与涉密问题 70

七、参加会议的行为障碍者 71

第四节 结论 71

第六章 评估与总结 72

第一节 会议评估 72

一、评估的内容 72

二、评估的形式 73

三、评估的方法 74

第二节 会议总结 74

一、会议总结 75

二、会议财务结算报告 79

第三节 注意事项 80

一、总结报告的形式要求 80

二、会议总结的字数和提交时间要求 81

三、评估与管理 81

第七章 常见问题与解答 82

一、与申办国际会议相关的问题与解答 82

二、与举办会议的基本程序相关的问题与解答 83

三、与会议学术部分相关的问题与解答 85

四、与会议会务部分相关的问题与解答 87

五、与会议总结相关的问题与解答 92

附录一 与国际会议相关的规章制度 95

《中国科学院关于在华举办国际会议的管理细则》中国科学院文件（科发际字[2006] 191号） 95

《在华召开国际会议财务管理暂行规定》财政部文件（财外字[1997] 543号） 99

《中国科学院国际会议资助管理办法（修订版）》中国科学院厅局文件（际字［2008] 5号） 102

附录二 与国际会议相关的文件样本 105

举办国际会议申请报告及批复样本 105

申办国际会议申请报告及批复样本 107

会议征文通知样本 109

会议资助申请报告样本 131

会议总结样本 132

财务总结样本 142

会议英文申办书样本 146

附录三 北京涉外会议定点场所——政府采购名录 191

附录四 中英文对照词表 194

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